Баланс кабинета Ozon Доставки и кнопка «Собрано»: что будет, если денег не хватит

В «Ozon Доставке для бизнеса» расходы на доставку оплачивает магазин через баланс кабинета. Списание идёт за услуги, которые Ozon уже оказал: обработку посылки, логистику, доставку до пункта, выдачу и страховку. Если посылку отменили после отгрузки или покупатель её не забрал, списываются и расходы на обратную доставку.

Сумм за доставку есть две:

• Предварительная — Ozon называет её при расчёте и создании заказа. Плагин показывает её в заказе в блоке «Ozon Доставка», в строке «Стоимость для магазина».
• Итоговая — после доставки, в Финансы → Экономика магазина. Она может отличаться от предварительной, например если на складе Ozon перемерили посылку.

Ozon не проверяет, сколько вы берёте с покупателя за доставку: это ваше решение. Списывается всегда фактическая стоимость услуг.

Баланс пополняется в Финансы → Баланс → Пополнить. Способы на момент подготовки статьи:

• счёт через Ozon Банк — только для юридических лиц;
• QR-код для оплаты из приложения банка.

Зачисление обычно занимает от 3 до 7 рабочих дней. Это главное, что нужно помнить: пополнять баланс нужно заранее, а не в день, когда посылки уже собраны.

Если кабинет доставки объединён с кабинетом продавца маркетплейса, баланс у них общий: пополнять его можно из любого кабинета, а расходы на доставку видны в группе «Услуги Ozon Доставки». В этом случае расходы могут удерживаться из выплат маркетплейса — по графику выплат кабинета продавца.

После оплаты заказ на сайте сам уходит в Ozon и получает статус «Создан, ждёт сборки». На этом этапе посылка есть в Ozon, но покупатель её ещё не видит, и деньги не нужны. Когда вы собрали посылку, нажмите «Собрано»:

1. Плагин отправляет в Ozon подтверждение отправления. Статус становится «Подтверждается».
2. Ozon проверяет баланс кабинета. Баланс должен быть больше нуля.
3. Если всё в порядке, статус становится «Готов к отгрузке». Теперь можно печатать этикетку, а покупатель видит заказ в приложении Ozon.
4. Если подтверждение не прошло, статус становится «Не подтверждён».

Нажать «Собрано» можно в самом заказе, в блоке «Ozon Доставка», или сразу для нескольких заказов: отметьте их в списке заказов и выберите массовое действие «Ozon: собрано». Подтверждение идёт в фоне, через минуту обновите страницу.

Если на балансе нет денег, Ozon не подтверждает отправление: оно получает статус «Не подтверждён». Ничего не теряется — заказ в Ozon остаётся, его просто нужно подтвердить ещё раз.

1. Плагин присылает письмо на почту для уведомлений: «отправление заказа №… не подтверждено». В письме сказано, что чаще всего причина — недостаточно средств на балансе Ozon.
2. Пополните баланс и дождитесь зачисления.
3. Нажмите «Собрано» ещё раз — в заказе или массово в списке заказов.

Если оплаченный заказ больше суток стоит в статусе «Создан, ждёт сборки» или «Не подтверждён», плагин раз в сутки присылает письмо «соберите заказы — покупатели их ещё не видят» со списком таких заказов и ссылками на них.

Баланс Ozon проверяет именно при подтверждении посылки. Поэтому главный признак нулевого баланса — заказы, которые копятся в статусе «Не подтверждён». Следите за письмами и колонкой «Ozon» в списке заказов.

Универсальной суммы нет: она зависит от числа заказов, размеров посылок и направлений. Ориентируйтесь на свои данные:

• посмотрите «Стоимость для магазина» в нескольких типичных заказах и умножьте на число заказов за неделю;
• добавьте запас на возвраты и невыкупы — за них тоже списывается обратная доставка;
• учтите срок зачисления 3–7 рабочих дней: баланса должно хватать до следующего пополнения.

Если включена бесплатная доставка от определённой суммы, стоимость таких посылок полностью ложится на баланс магазина. Как устроена цена для покупателя, рассказано в статье Стоимость доставки.

Документы по доставке Ozon формирует в Финансы → Документы за прошлый месяц — в первые 5 рабочих дней, не позднее 8-го числа; их можно получать и по ЭДО. Среди них — УПД с дополнительными услугами, отчёт о перевыставлении услуг партнёров, акт о перечислении страховой премии и акт сверки за квартал. Если не согласны с документами, это оспаривается через поддержку Ozon Доставки.

В Финансы → Экономика магазина можно найти расходы по номеру отправления и выгрузить отчёт в XLSX. Номер отправления каждого заказа плагин показывает в блоке «Ozon Доставка».

Письма о проблемах с подтверждением, несданных посылках и возвратах плагин отправляет на адрес из поля «Почта для уведомлений» на вкладке «Оформление и заказы». По умолчанию это почта администратора сайта. Укажите ящик, который реально читает человек, отвечающий за отгрузку и баланс: письмо о нулевом балансе бесполезно, если оно уходит в забытый ящик.

Что ещё означают статусы и письма, собрано в статье Статусы отправлений и письма, а порядок сборки и сдачи посылок — в статье Сборка, этикетка и отгрузка.

В кабинете Ozon Доставки у сотрудников разные роли: Управляющий, Администратор, Финансовый менеджер и Менеджер склада. Менеджер склада работает с заказами, возвратами, методами доставки и сообщениями, но не видит финансы и настройки. Персональные данные покупателей видят Управляющий, Администратор и Финансовый менеджер. Если кабинет объединён с кабинетом продавца, используется набор ролей кабинета продавца.

Для работы плагина сотрудникам склада доступ в кабинет Ozon вообще не нужен: «Собрано», этикетки, статусы и возвраты есть в админке WordPress. В кабинет заходит тот, кто пополняет баланс и следит за документами.